Todos hemos visto que, en el último tiempo, han cambiado notablemente las formas de reservar una hora con un profesional de la salud. La tecnología ha ayudado mucho a que el proceso de confirmación de horas sea más rápido y efectivo.
Acercando la oferta de servicios al paciente
Generalmente los centros de salud cuentan con la posibilidad de pedir una hora desde su web site, con aplicaciones muy amigables . Estas son posibles de usar desde los teléfonos celulares y cuentan con algunos controles para que los pacientes no pidan más de una hora. En todo caso, a veces la primera hora disponible, no es tan cercana como uno quisiera. Este mismo hecho hace que los pacientes puedan olvidar su hora agendada. Por lo tanto, se requiere asegurar lo mejor posible la asistencia para aprovechar el uso de los recursos disponibles.
Las claves del agendamiento y confirmación de horas
Uno de los elementos más importantes, es gestionar muy bien el sistema de asignación de espacios de tiempo a la actividad semanal. Esto debe considerar todas las restricciones que se estime, como el bloqueo de la agenda de un profesional los viernes por medio en la tarde.
Se debe administrar:
- La forma, como acceden los pacientes
- Cómo se confirman
- Cómo se reagendan los que no pueden asistir
- Cómo se reagendan las horas asociadas a bloques que el profesional tiene que cambiar por enfermedad, viajes, cursos o motivos personales
- Cómo se administran los casos en que el mismo paciente solicita un cambio antes de que sea contactado para confirmar su hora.
Esos pacientes recién mencionados son respetuosos de los tiempos de las personas con que interactúan y generalmente mantienen su elección de profesionales para diversas especialidades.
Por qué la confirmación de horas es clave para el éxito
Así, uno de los procesos administrativos más importantes en la relación con el paciente, es la confirmación de horas. Es decir, de la asistencia a su hora agendada. Su gestión adecuada puede aumentar significativamente la tasa de asistencia de los pacientes y su consumo promedio en el Centro de Salud. En la actualidad, existe un sinnúmero de sistemas para confirmar la asistencia de los pacientes. Ya sea vía mail, whastapp (lo puede hacer un bot) o en forma telefónica. Se puede discutir extensamente sobre cuál es el mejor sistema, si debe ser más personalizado o no (más automático). Lo único claro es que este proceso debe funcionar perfectamente. Es alto el costo de mantener un espacio disponible, equipos y profesionales para un paciente que no asistirá a su cita.
Además de elegir el medio de confirmación de horas, se debe definir el tiempo de anticipación de confirmación de la hora. ¿Una hora antes? ¿Seis horas antes? ¿un día antes? ¿Qué es lo más adecuado? ¿Por qué medio? Y también qué protocolo seguir si el paciente quiere cambiar su hora: ¿se agenda otra de inmediato? y finalmente, que camino seguir si el paciente no responde.
En resumen
En conclusión, lograr una alta ocupación de las instalaciones es el resultado de una gestión adecuada de los recursos disponibles. En este caso, de la confirmación de horas de profesionales de diversas especialidades, ordenadas en una agenda a disposición de la demanda de los pacientes.
